Política de Tratamiento de Datos Personales
Última actualización: 3 de agosto de 2026
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la "Política") describe cómo Habika PH (la "Plataforma") recolecta, usa, almacena y protege los datos personales de sus usuarios, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales (Habeas Data).
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales gestionados a través de la Plataforma es el operador de Habika PH, con los siguientes datos de contacto:
Adicionalmente, cada copropiedad cliente actúa como responsable de los datos de sus propietarios y residentes, y Habika PH actúa como encargado del tratamiento por cuenta de dicha copropiedad para la prestación del servicio.
2. Datos que recolectamos
- Datos de identificación y contacto: nombre, documento, correo electrónico, teléfono.
- Datos del inmueble y de la copropiedad: torre, número, coeficiente, tipo de residente.
- Datos financieros de administración: estado de cuenta, cartera, acuerdos de pago, facturas.
- Datos del censo (opcional): núcleo familiar, vehículos, mascotas, escrituras.
- Datos operativos: reservas, mudanzas, reformas, PQRS, sanciones, visitantes y encomiendas.
- Datos técnicos: registros de acceso y uso necesarios para la seguridad del servicio.
3. Finalidades del tratamiento
- Administrar la propiedad horizontal y prestar los servicios contratados por la copropiedad.
- Gestionar el estado de cuenta, la cartera y las comunicaciones oficiales.
- Tramitar solicitudes (PQRS, reservas, mudanzas, reformas, certificados, paz y salvo).
- Enviar notificaciones y correos transaccionales o informativos relacionados con el servicio.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Garantizar la seguridad, prevención de fraude y correcto funcionamiento de la Plataforma.
4. Derechos del titular
Como titular de tus datos personales tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando proceda legalmente.
- Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.
5. Cómo ejercer tus derechos
Puedes ejercer tus derechos enviando una solicitud al correo sac@habikaph.com, indicando tu nombre, documento y la solicitud concreta. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, conforme a la Ley 1581 de 2012.
6. Autorización
Al registrarte, ingresar o utilizar la Plataforma, autorizas de manera libre, previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos personales para las finalidades descritas en esta Política. Para el diligenciamiento del censo se solicita además una autorización específica y verificable.
7. Datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos de menores de edad (por ejemplo, integrantes del núcleo familiar) se realiza únicamente bajo la responsabilidad del titular de la cuenta (propietario o residente), atendiendo a su interés superior y a la normatividad vigente.
8. Encargados y transferencia de datos
Para prestar el servicio, la Plataforma se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento bajo estándares de seguridad, entre ellos servicios de infraestructura y base de datos, envío de correo electrónico e inteligencia artificial. Estos proveedores tratan los datos exclusivamente para prestar el servicio contratado y no para finalidades propias.
9. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación, incluyendo control de acceso por roles, cifrado en tránsito y aislamiento de la información por copropiedad.
10. Conservación y supresión
Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades y las obligaciones legales aplicables. Si una copropiedad finaliza su relación con Habika PH, se pone a su disposición un mecanismo de exportación de su información para garantizar la portabilidad de los datos.
11. Vigencia y cambios
Esta Política rige a partir de su publicación. Cualquier cambio sustancial será informado a través de la Plataforma. El uso continuado del servicio después de una actualización implica la aceptación de la versión vigente.
Para cualquier solicitud relacionada con este documento o con tus datos personales, escríbenos a sac@habikaph.com.