Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: septiembre de 2026

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la "Política") describe cómo Habika PH (la "Plataforma") recolecta, usa, almacena y protege los datos personales de sus usuarios, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales (Habeas Data).

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales gestionados a través de la Plataforma es el operador de Habika PH, con los siguientes datos de contacto:

Adicionalmente, cada copropiedad cliente actúa como responsable de los datos de sus propietarios y residentes, y Habika PH actúa como encargado del tratamiento por cuenta de dicha copropiedad para la prestación del servicio.

2. Datos que recolectamos

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento, correo electrónico, teléfono.
• Datos del inmueble y de la copropiedad: torre, número, coeficiente, tipo de residente.
• Datos financieros de administración: estado de cuenta, cartera, acuerdos de pago, facturas.
• Datos del censo (opcional): núcleo familiar, vehículos, mascotas, escrituras.
• Datos operativos: reservas, mudanzas, reformas, PQRS, sanciones, visitantes y encomiendas.
• Datos técnicos: registros de acceso y uso necesarios para la seguridad del servicio.

3. Finalidades del tratamiento

• Administrar la propiedad horizontal y prestar los servicios contratados por la copropiedad.
• Gestionar el estado de cuenta, la cartera y las comunicaciones oficiales.
• Tramitar solicitudes (PQRS, reservas, mudanzas, reformas, certificados, paz y salvo).
• Enviar notificaciones y correos transaccionales o informativos relacionados con el servicio.
• Contactarte por WhatsApp, cuando lo hayas autorizado, para enviarte facturas, comunicados, recordatorios y confirmaciones relacionados con tu copropiedad, y para atender tus consultas por ese canal.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Garantizar la seguridad, prevención de fraude y correcto funcionamiento de la Plataforma.

4. Derechos del titular

Como titular de tus datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando proceda legalmente.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.

5. Cómo ejercer tus derechos

Puedes ejercer tus derechos enviando una solicitud al correo sac@habikaph.com, indicando tu nombre, documento y la solicitud concreta. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, conforme a la Ley 1581 de 2012.

6. Autorización

Al registrarte, ingresar o utilizar la Plataforma, autorizas de manera libre, previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos personales para las finalidades descritas en esta Política. Para el diligenciamiento del censo se solicita además una autorización específica y verificable.

Mensajes por WhatsApp. El envío de mensajes de la Plataforma a tu número de WhatsApp requiere una autorización expresa y separada, que puedes otorgar o revocar en cualquier momento (por ejemplo, respondiendo "BAJA" a cualquiera de nuestros mensajes o escribiendo a sac@habikaph.com). Si eres tú quien inicia la conversación por WhatsApp con nuestra línea, entendemos que aceptas que te respondamos por ese mismo medio. Revocar esta autorización no afecta los demás canales del servicio.

7. Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de edad (por ejemplo, integrantes del núcleo familiar) se realiza únicamente bajo la responsabilidad del titular de la cuenta (propietario o residente), atendiendo a su interés superior y a la normatividad vigente.

8. Encargados y transferencia de datos

Para prestar el servicio, la Plataforma se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento bajo estándares de seguridad, entre ellos servicios de infraestructura y base de datos, envío de correo electrónico, mensajería por WhatsApp (WhatsApp Business Platform, de Meta Platforms, Inc.) e inteligencia artificial. Estos proveedores tratan los datos exclusivamente para prestar el servicio contratado y no para finalidades propias.

Algunos de estos proveedores operan servidores fuera de Colombia, por lo que tu información (por ejemplo, tu número de teléfono y el contenido de los mensajes que intercambies por WhatsApp) puede ser transmitida internacionalmente, siempre bajo estándares de seguridad adecuados y únicamente para prestar el servicio.

9. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación, incluyendo control de acceso por roles, cifrado en tránsito y aislamiento de la información por copropiedad.

10. Conservación y supresión

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades y las obligaciones legales aplicables. Si una copropiedad finaliza su relación con Habika PH, se pone a su disposición un mecanismo de exportación de su información para garantizar la portabilidad de los datos.

11. Vigencia y cambios

Esta Política rige a partir de su publicación. Cualquier cambio sustancial será informado a través de la Plataforma. El uso continuado del servicio después de una actualización implica la aceptación de la versión vigente.

Para cualquier solicitud relacionada con este documento o con tus datos personales, escríbenos a sac@habikaph.com.